El المعهد المكسيكي للضمان الاجتماعي (IMSS) لقد خطت خطوة مهمة في استراتيجيتها للتحول الرقمي من خلال تحديد أن التوقيع الإلكتروني، أو التوقيع الإلكتروني المتقدمسيكون ذلك شرطاً إلزامياً لإتمام العديد من الإجراءات المتعلقة بأصحاب العمل عبر الإنترنت. يؤثر هذا القرار بشكل مباشر على الشركات وأصحاب العمل والممثلين القانونيين الذين يديرون تسجيلات الموظفين ونقلهم وتسجيلات أصحاب العمل عبر الإنترنت.
بهذا الإجراء، تسعى المنظمة تبسيط العمليات، وتعزيز أمن المعلومات، وتقليل استخدام الورق في إجراءاتهم الإدارية. اعتبارًا من التاريخ المحدد في الاتفاقية، لن يكون من الممكن إكمال بعض الإجراءات الرقمية إذا لم يكن لدى المستخدم توقيع إلكتروني صالح صادر عن دائرة إدارة الضرائب (SAT).
ستجعل مؤسسة الضمان الاجتماعي المكسيكية (IMSS) التوقيع الإلكتروني إلزاميًا في الإجراءات الإلكترونية
تم تحديد المخطط الجديد في موافقة المجلس الفني للمعهد المكسيكي للضمان الاجتماعي ونُشرت في الجريدة الرسمية للاتحاد (DOF)مما يمنحها صفة رسمية. ومنذ دخولها حيز التنفيذ، ستتوقف التوقيعات الإلكترونية عن كونها إضافة اختيارية وستصبح الأداة الرئيسية للتحقق من الهوية في إجراءات التوظيف الإلكترونية.
توضح سلطات المعهد أن التوقيع الإلكتروني المتقدم سيسمح التحقق من هوية الأنماط بدقة أكبريهدف ذلك إلى تقليل أخطاء إدخال البيانات وتوفير قدر أكبر من اليقين القانوني للمعاملات التي تتم عبر البوابات المؤسسية. وهذا يعزز استخدام القنوات الرقمية هي الطريقة المفضلة للتفاعل مع IMSS فيما يتعلق بالتسجيل والتحصيل.
إن تنفيذ هذا الالتزام لا يقتصر على تغيير تقني، بل هو جزء من نموذج الرعاية الهجين يجمع هذا النظام بين العمليات الإلكترونية والخطوات الحضورية في بعض الإجراءات. وفي جميع الحالات التي تُستخدم فيها الطريقة الرقمية، ستكون التوقيعات الإلكترونية العنصر الأساسي للتحقق من هوية المستخدم.
ما هي إجراءات IMSS التي تتطلب توقيعًا إلكترونيًا إلزاميًا؟
ينص الاتفاق على أن التوقيع الإلكتروني المتقدم سيكون لا غنى عنه لسلسلة من إجراءات التوظيف عبر الإنترنتوخاصة تلك المتعلقة بتسجيل الشركات وإدارة شؤون الموظفين. ومن بين الإجراءات الأكثر أهمية ما يلي:
- تسجيل صاحب العمل والاشتراك في التأمين ضد المخاطر المهنية: الإجراء المطلوب لتسجيل شركة جديدة، أو صاحب عمل (فرد أو كيان قانوني)، وكذلك لاستئناف الأنشطة أمام المؤسسة المكسيكية للضمان الاجتماعي (IMSS).
- تخصيص رقم تسجيل صاحب العمل الفريد (RPU): نظام إدارة يسمح بتجميع عدة تسجيلات لأصحاب العمل تحت مفتاح واحد، مما يسهل الامتثال للالتزامات والتحكم في التحركات.
- إشعارات بتغييرات انتماء الموظفين: يشمل ذلك التعيينات الجديدة، وإنهاء الخدمات، وتعديلات الرواتب التي يتم إرسالها رقميًا إلى المعهد.
في حالة إشعارات بتغييرات الانتماءسيتمكن صاحب العمل من استخدام التوقيع الإلكتروني للتحقق إلكترونياً من صحة عمليات إرسال المعلومات بكميات كبيرة. مثل توقيع ملف PDF بشهادة رقميةيُعدّ هذا الأمر مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين. يدعم النظام، على سبيل المثال، تحميل الملفات بتنسيق محدد لعدة سجلات في عملية واحدة.
توضح مؤسسة الضمان الاجتماعي المكسيكية (IMSS) أنه عند تنفيذ هذه الإجراءات نفسها شخصيًا عند النافذةستظل هناك أشكال أخرى من إثبات الهوية ومتطلبات المستندات. ومع ذلك، عندما تتم العملية عبر الإنترنت، ستكون التوقيع الإلكتروني (e.firma) هو الوسيلة المطلوبة للتحقق من هوية صاحب العمل أو الممثل القانوني.
علاوة على ذلك، تم دمج التوقيع الإلكتروني كمتطلب تقني في الإجراءات المتعلقة بـ رقم التعريف الإلكتروني لصاحب العمل (NPIE) و شهادة رقمية، الأدوات المستخدمة لضمان التواصل عبر الإنترنت بين المعهد والشركات.
تواريخ ودخول الالتزام الجديد حيز التنفيذ
الاتفاقية نفسها، المنشورة في الجريدة الرسمية للاتحاد وينص على أن القواعد الجديدة ستبدأ في التطبيق. بعد خمسة عشر يوم عمل من تاريخ نشرهتم تحديد هذا الموعد النهائي لمنح كل من الإدارات الداخلية للمعهد والمستخدمين الوقت الكافي لـ التكيف مع الأنظمة والمتطلبات مرتبط بالتوقيع الإلكتروني.
من الناحية العملية، تعني فترة السماح هذه أنه ابتداءً من التاريخ المحدد، يجب أن تتضمن الإجراءات التي يتم البدء بها لاحقاً توقيعاً إلكترونياً صالحاً.لا يمكن إتمام أي طلب يتم تقديمه بعد دخول القانون حيز التنفيذ، بدون عنصر المصادقة هذا، رقمياً.
من جهة أخرى، يوضح المعهد المكسيكي للضمان الاجتماعي (IMSS) أن الإجراءات التي تم البدء بها بالفعل قبل سريان الاتفاقية يمكن إتمامها وفقًا للقواعد السابقة. أي أنه لن يكون هناك التزام بإعادة تهيئة الإجراءات الجارية أو إعادة تشغيل الطلبات المقدمة مسبقًا بسبب عدم وجود توقيع إلكتروني، شريطة أن تكون قد بدأت ضمن الإطار التنظيمي السابق.
يهدف تحديد التواريخ والإشارة الصريحة إلى العمليات الجارية إلى تجنب الالتباس بين الشركات، والحد من نطاق المتطلبات الجديدة إلى الإجراءات التي تم إنشاؤها بموجب المخطط الجديد وليس إلى الإجراءات التي كانت جارية بالفعل في الفروع الفرعية أو المنصات الإلكترونية.
العلاقة بتبسيط الإجراءات ورقمنتها
لا يظهر شرط التوقيع الإلكتروني بمعزل عن غيره، بل ضمن مجموعة من الشروط. عملية أوسع للتحديث الإداري والتي دأبت مؤسسة الضمان الاجتماعي المكسيكية (IMSS) على الترويج لها بالتنسيق مع وكالات التحول الرقمي الفيدرالية. ومن بين الأهداف أن يتم تدريجياً... يمكن إكمال نسبة أكبر من الإجراءات عبر الإنترنت دون الحاجة إلى الذهاب فعلياً إلى المكاتب.
في هذا السياق، أصبح التوقيع الإلكتروني راسخاً كـ مفتاح الوصول إلى الخدمات الإلكترونيةيُكمّل هذا النظام أدوات أخرى مثل نظام معلومات أصحاب العمل الوطني (NPIE) والشهادات الرقمية والملف الرقمي المستقبلي. وتتلخص الفكرة في إدارة معلومات أصحاب العمل والموظفين على منصات آمنة، مع تسجيل تلقائي لمن يقوم بكل عملية ومتى تم تنفيذها.
يتماشى هذا النهج مع الاتجاهات الملحوظة في الإدارات العامة الأخرى، سواء في المكسيك، كما هو الحال في العديد من الدول الأوروبيةحيث أصبحت الهوية الإلكترونية والتوقيعات الرقمية معايير أساسية للوصول إلى الخدمات الحكومية. ورغم أن المعهد المكسيكي للضمان الاجتماعي (IMSS) يركز على السياق المكسيكي، إلا أن نموذج الاستخدام الإلزامي للتوقيعات الإلكترونية مشابه للنموذج المطبق في أنظمة الحكومة الإلكترونية الأوروبية.
علاوة على ذلك، تسمح الرقمنة الربط المرجعي للبيانات في الوقت الفعلي مع قواعد البيانات المؤسسية الأخرىتحسين الضوابط الداخلية وتقليل تكرار متطلبات الوثائق، مما يترجم إلى تقليل السفر وتقليل عبء العمل على مناطق النافذة والأرشيف.
تغييرات أخرى ذات صلة: نظام CURP البيومتري والسجل الرقمي
إلى جانب شرط استخدام التوقيع الإلكتروني في الإجراءات عبر الإنترنت، اقترحت الهيئة المكسيكية للضمان الاجتماعي (IMSS) تعديلات إضافية على طريقة تحديد هوية الأشخاص ولتخزين معلومات عن المستفيدين وأصحاب العمل. ومن أبرز ميزاتها ما يلي: CURP البيومترية كمرجع مستقبلي للتحقق من الهوية الشخصية.
بينما يجري تنفيذ هذه الوثيقة بالكامل على المستوى الوطني، سيواصل المعهد قبول بطاقات هوية رسمية سارية المفعول مزودة بصورة بالنسبة للإجراءات التي تتم وجهاً لوجه. ومع ذلك، بمجرد أن يصبح نظام CURP المزود بالبيانات البيومترية متاحاً ومنتشراً على نطاق واسع، فمن المتوقع أن يصبح الوسيلة الرئيسية للتحقق من الهوية قبل وصول المعهد المكسيكي للضمان الاجتماعي (IMSS) إلى الأراضي المكسيكية.
علاوة على ذلك، تعمل المؤسسة على تطوير ملف رقميتم تصميم هذا الملف ليكون "ملفًا إلكترونيًا واحدًا" يجمع البيانات الشخصية وسجل المعاملات والوثائق والإجراءات الإدارية، وسيحل تدريجيًا محل الأرشيفات المادية التقليدية، مما يسمح بـ يتم الاطلاع على الوثائق والتحقق من صحتها بصيغة رقمية. بواسطة الموظفين المصرح لهم من أي وحدة إدارية.
يُسهم الجمع بين رمز السجل السكاني الفريد (CURP) البيومتري والسجلات الرقمية والتوقيعات الإلكترونية في خلق بيئة تُدار فيها هوية ومعلومات أصحاب العمل والموظفين إلكترونيًا بشكل أساسي. ويهدف هذا النظام، المشابه للنظام المستخدم بالفعل في العديد من الإدارات الأوروبية، إلى تعزيز أمن المعلومات وتقليل فرص انتحال الشخصية أو التلاعب بالبيانات.
توصيات لأصحاب العمل والممثلين القانونيين
ونظراً للاستخدام الإلزامي الوشيك للتوقيعات الإلكترونية في العديد من الإجراءات عبر الإنترنت، توصي المؤسسة المكسيكية للضمان الاجتماعي (IMSS) نفسها بما يلي: أصحاب العمل والممثلون القانونيون وشركات المحاسبة اتخذ سلسلة من الاحتياطات لتجنب النكسات عند إدارة التزاماتك.
بادئ ذي بدء ، إنه ضروري تحقق من صحة التوقيع الإلكترونيإذا انتهت صلاحية الشهادة أو أوشكت على الانتهاء، يُنصح بتجديدها لدى هيئة الاختبارات والاختبارات (SAT) أو، إن أمكن، استعادة كلمة المرور المؤمنة مع إشعار مسبق كافٍ، لأنه بدون توقيع فعال لن يكون من الممكن إكمال الطلبات الإلكترونية المنصوص عليها في الاتفاقية.
ويُقترح أيضاً أن يكون الأشخاص المسؤولون عن الإجراءات تعرّفوا على كيفية استخدام التوقيع الإلكتروني على المنصات الرقمية الرسميةمن كل من SAT وIMSS. يتضمن ذلك فهم كيفية التعامل مع الملفات المرتبطة بالتوقيع، وكلمات المرور، وخطوات ختم النماذج إلكترونيًا (أو توقيع المستندات المكتبيةوكيفية التحقق من أن الشحنة قد تمت بشكل صحيح.
وأخيرًا، من المفيد مراجعة الأمر مسبقًا. ما هي إجراءات الشركة التي تُنفذ عبر الإنترنت؟ وأي منها سيستمر معالجتها شخصيًا، حتى يمكن تنظيم الوثائق داخليًا وتحديد الشخص أو الأشخاص الذين سيمارسون التمثيل الرقمي قبل أن يتمكن المعهد من تعيينهم.
مع هذه التغييرات، يتجه معهد الضمان الاجتماعي المكسيكي (IMSS) نحو نموذج إداري حيث تُصبح e.firma عنصرًا أساسيًا للعمل في البيئات الرقميةيمهد هذا الطريق أيضاً للسجلات الإلكترونية والتعرف البيومتري على نطاق أوسع. بالنسبة للشركات وأصحاب العمل، يتطلب التكيف مع هذا الإطار الجديد تعديلاً أولياً، ولكنه يتيح أيضاً إمكانية الحصول على عمليات أكثر سلاسة وقابلية للتتبع وأقل اعتماداً على الورق.
